Algemene Verordening Gegevensbescherming

PRIVACYVERKLARING d.d. 23 mei 2018
Dit is een privacyverklaring van Badmintonvereniging OnderOns, gevestigd te Den Haag en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40410545. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS
1.1 Wij verwerken (mogelijk) persoonsgegevens van u indien u:
(a) lid wordt of het lidmaatschap opzegt
(b) meegaat op jeugdkamp
(c) toetreedt tot het bestuur
(d) een bezoek brengt of deelneemt aan verenigingsactiviteiten waar het het maken van foto’s of video’s betreft.
1.2 Wij verzamelen daarbij mogelijk de volgende (persoons)gegevens:
(a) persoonsgegevens: voornaam, initialen, achternaam, geboortedatum, geslacht
(b) contactgegevens: adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummer
(c) financiële gegevens: IBAN, toestemming en frequentie automatische incasso, bezit van Ooievaarspas en/of studentenpas, afkoop bardienst
(d) gegevens t.b.v. het functioneren binnen de vereniging: inschrijfdatum, lidmaatschapscategorie, datum opzegging en effectieve beëindiging lidmaatschap, bondsnummer, bardienstverplichting, bezit IVA-certificaat, bereidheid tot vrijwilligerswerk, functie als vrijwilliger
(e) beeldmateriaal van verenigingsactiviteiten, niet specifiek gericht op individuele personen.
1.3 Wij kunnen deze gegevens gebruiken om:
(a) het lidmaatschap te effectueren
(b) u als lid aan te melden bij badminton nederland
(c) contact met u op te nemen of verenigingsinformatie toe te zenden
(d) u namens de vereniging in te schrijven bij externe competities van Badminton Nederland en Recreatieve Competitie Zuid-Holland
(e) als bestuurslid in te schrijven bij de Kamer van Koophandel
(f) uitsluitend voor wat betreft beeldmateriaal: plaatsen van illustraties op onze website en onze facebook pagina.
1.4 Verwerkers van de gegevens
(a) Uw gegevens worden verwerkt in een online administratie- en boekhoudprogramma van Conscribo. Binnen de vereniging verwerken uitsluitend de secretaris, de penningmeester en
de 2de penningmeester (ook: financiële administratie) uw gegevens in dit programma. Zij zijn tevens de enige functionarissen binnen de vereniging met toegang tot deze administratie. Binnen de vereniging kunnen deze functionarissen een selectie van de gegevens onder 1.2 (a), (b) en (d) ter beschikking stellen aan overige bestuursleden en commissies teneinde het normale functioneren van de vereniging mogelijk te maken.
(b) Met Conscribo heeft de vereniging een verwerkingsovereenkomst gesloten.
2. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSING, OVERDRACHT EN BEZWAAR
2.1 Bij effectieve beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens onder 1.2. (a) en (b) gearchiveerd en de gegevens onder 1.2 (c) en (d) verwijderd. De gearchiveerde gegevens worden uitsluitend gebruikt om contact met u op te nemen voor verenigingsactiviteiten of informatie voor oud-leden. Voor verwijdering van specifieke afbeeldingen zie 2.2.
2.2 U kunt contact opnemen met de secretaris van de vereniging via secretaris@bvonderons.nl voor:
(a) meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;
(b) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
(c) inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;
(d) correctie, beperking, wissing of overdracht van uw gegevens;
(e) bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door badmintonvereniging OnderOns.
3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden. Conscribo en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen. In bovengenoemde verwerkingsovereenkomst garandeert Conscribo de toepassing van technische en organisatorische maatregelen, opdat de verwerking voldoet aan de eisen van de AVG en de bescherming van de rechten van degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, is gewaarborgd.
4. DERDEN
4.1 Wij kunnen uw gegevens aan de volgende derden verstrekken:
(a) Badminton Nederland
(b) Recreatieve Competitie Zuid-Holland (RCZ)
(c) Kamer van Koophandel (KvK)
Deze derden gebruiken de gegevens voor: inschrijven als lid (badminton Nederland), inschrijven voor externe competities (Badminton Nederland en RCZ) en vastleggen bestuursverantwoordelijkheden (KvK). Aan Badminton Nederland en RCZ worden alleen de gegevens verstrekt onder 1.2. (a) en (b). Bij inschrijving als bestuurslid van de vereniging dient u aan de KvK extra gegevens te verstrekken die daarbij niet door ons worden geregistreerd.
4.2 Wij kunnen foto’s van bezoekers aan onze accommodatie en/of deelnemers aan verenigingsactiviteiten op onze website en/of facebook pagina publiceren, tenzij u daartegen uitdrukkelijk bezwaar aantekent.
4.3 Uitsluitend wanneer daartoe een wettelijke verplichting bestaat of ontstaat kunnen door OnderOns en/of Conscribo persoonsgegevens aan derden niet genoemd onder 4.1 verstrekt worden.
5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht, zie ook onder 2.1.
6. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING
Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan
om deze privacy verklaring regelmatig te blijven raadplegen.